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2019-06-18

〜「モノゴト」の状態をEメールで担当者に通知〜 “シガラミ”でSlackやTeamsなどのメッセージングツールが使えない方でも利用できる「通知システム」をGravioで!

〜「モノゴト」の状態をEメールで担当者に通知〜 “シガラミ”でSlackやTeamsなどのメッセージングツールが使えない方でも利用できる「通知システム」をGravioで!

「呼び出しベル」のIoT化をさらにカスタマイズしてみよう!

Gravio事業部のタルミです。以前、コーヒーが品切れになった際の通知についてブログでご紹介いたしましたが、目の届かない所や不便な所に「ボタン」を設置して、通知をしたい、というニーズは思った以上に多いものです。

特にオフィスやショップなどのビジネスシーンでは、気づいたことを「伝えたい」のに、他の仕事で忙しかったりして、ついつい「伝え忘れて」しまうことが多いようです。

また、先のブログでも書きましたが、忘れるだけではなく、コーヒーの豆補充や、コピー用紙の不足など、特に「みんなが使う」ものって、つい他人事になっちゃったりしませんか?

他の人が気づいて伝えてくれるだろう、という期待もあるのかもしれませんね。

オフィスあるある!「ホワイトボードマーカー」のインク切れをどうにかしたい!

会議で良く利用される「ホワイトボード」。液晶画面を利用した電子ボードなども最近では見かけますが、まだまだ一般的なのはこちらでしょう。

で、ホワイトボードには必須の「マーカーペン」ですが、

いざ使おうとしたら、インクが出ない、かすれている、という状況に出くわしたこと、ありませんか?

私の場合、インク切れで、モチベーションが下がったりします。大体「書く」ときは自分の意見を発露していたり、人の意見を取りまとめているタイミングなので、その「勢い、想い、思考」を削がれてしまうんですよね。

この「イライラ、デモチベーション感」と「交換に必要とする時間」の積が算出できれば、投資対効果を数値化できるのですけど(笑)

いずれにしても、書けないペンは気持ちわるいですよね。

逆に、お客様先で、ペンの状態が良いと(インク切れしていないと)、あ、この会社さんはしっかり管理・運用なさっているんだな、と気持ちよささえ感じてしまいます。これ、「靴がキチっと磨かれている人は仕事もステキ」に近い感じです(笑)

そこで、この「インク切れ」の原因をいくつか考えてみると、

1:消耗品に関する予算が無く、新しいペンが買えない

2:インク切れに気づいていない

3:一回の会議中にインクを使い切ってしまう猛者がいる

の3つに集約されるのではないでしょうか。で、1の場合は、困りましたね、、、IoTの出番は無いでしょう。会議備品をしっかり予算化しておきましょう。

2であれば、IoTを利用して解決が可能です。

もちろん3も解決可能ですが、そこまで書く人はそうそういないでしょう(^^)

少し話を戻しますが、ペンの補充方法に関しても、2種類ありますよね。

会議室利用者がセルフサービスでペンを補充する形のオペレーションを行っているのであれば、自分で新しいペンを持ってくれば良い、ということになり、こちらもIoT色はそんなに濃くありません。問題になるのは、ペンの交換や補充などは別の方や部署が行っている場合です。たとえば会議や来客用に用意しているお水やお茶などでも同じ運用をしているケースは多いのではないでしょうか。

上記から、「会議に集中して、インク切れや、湯茶が切れていることをすっかり忘れてしまい、ファシリティーの担当者に伝えていない」というケースが浮かび上がってきますね。こちらをIoTでなんとかしたいな、ということです。

オフィスサプライ品の不足、4つまで月額500円で担当者にEメール通知

今回は、月額500円で4つの会議室のマーカー切れを防ぐことができるようにしてみました。

もちろん、会議室が少なければ、余った機材で湯茶の不足を知らせたり、コピー用紙の不足を知らせる仕組みを作っても良いでしょう。伝える、という点では、サプライ品だけでなく、呼び出しボタンや、緊急事態などを伝えるようなボタンを設置することも可能ですよね。

このような仕組みで、重要なのは、その「伝え方」です。

リアルタイムに通知をしたい場合はSlackやTeamsといったアプリケーションを使うのが便利かと思いますが、会社やグループの方針でメッセージアプリのインストールを禁止されている場合も多いのではないでしょうか。そこで、利用者を比較的選ばないEメールによる通知を今回は行うことにしました。メッセージングに特化したツールと比較して、即時性は少し下がりますが、何よりも「慣れ親しんでいて、使い手をあまり選ばない」安定感がEメールの持ち味でしょう。

ボタン押下で、Eメールを自動的に発出する仕組みをわずか10分で作成

仕組みとしては非常にシンプルです。Gravioを用いて、レンタルのボタンスイッチをまずはペアリングします。

これにより、「ボタンを押した」という情報がGravioに送られます。そして、Gravio上で、「アクション」と呼ばれる、メールを自動作成、送信するアクションを設定します。今回は費用もかからないGmailを使います。もちろん他のメールサービスでも利用可能です。「アクション」内では、E-mailに関するパラメーターをいくつか設定するだけです。で、最後に、ボタンを押した、という情報と、メールを作成・送信する「アクション」を紐付けして、以上で終了です。

時間的には、10分もあれば設定完了、といったところでしょうか。

詳細の設定方法はQiitaという技術ブログ上に掲載しておりますので、そちらを参照頂ければと思います。

Gmail送信をワイヤレスボタンで実行する

「スマートオフィス」や「スマートスペース」における「実利用時の快適性」向上へ!

既にオフィスなどで導入されているトイレIoTや、会議室の人感による利用管理、マッサージチェアの空き確認、コーヒーマシンやコピー用紙の補充など、オフィスにおける利便性や満足度の向上を目的としたサービスは、現場からのフィードバックで更に活用の幅を広げることが可能でしょう。

今回の場合はボタンを利用しましたが、

オフィスやショップにおけるIoTでは、その利便性に気づいた利用者が、新しいアイデアを持ってくる、で、簡単に取り付けてすぐ試してみて、よければ運用にそのまま繋げる、という「良いスパイラル」を

気軽に実現できる「簡単さ」と、「既存のITインフラと知識をうまく活用できる」柔軟性が重要になると思います。

まとめ

お客様とお話をさせていただくごとに、「通知」の方法は十人十色、だと感じます。

目で見てわかる(警告灯やディスプレイなど)もの、音で通知するもの、メッセンジャーアプリを使う、Eメール通知、他にも様々な方法によって通知は行われます。様々な通知方法を要求される場合においても、Gravioはフレキシブルに対応可能です。さらにニーズによっては、複合的な通知(音と光とか、メールとメッセンジャーアプリなどの同報通知)も可能ですし、ボタンの押下情報を分析することで、季節、日時などによる偏りなども可視化できます。コピー用紙やコーヒーマシンなどのオフィス・サプライにいては、予測して部材を発注しておくためのデータとして利用することも当然可能です。

十人十色、という話でしたが、メッセージングの例として、グローバルでシステムを構築されているお客様の中には、「端末や場所を選ばずに、ほぼ確実に送達できるSMS:ショートメッセージ」での通知、というお声もございます。

古い話になりますが、情報システム部のメインフレーム担当さんとか、昔はポケベルお持ちでしたよね(笑)
現代版のポケベルに最も近いソリューションといえば、SMSなのかもしれませんね。

というわけで、次回はSMSによる通知に挑戦してみたいと思います。

引き続き、「カジュアルにIoTを使いこなす」べく、Gravioを利用した簡単なIoT構築情報を提供してまいりますので、ご期待ください。

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